Co powinieneś wiedzieć?

Wdrożenie systemu informatycznego Billennium© Billennium BPM umożliwia optymalizację procesów decyzyjnych w organizacji - jest skuteczną metodą obniżania kosztów operacyjnych oraz zwiększania wydajności pracy. Nasz produkt jest w pełni dostępny z poziomu zwykłej przeglądarki internetowej. Ponadto można korzystać z jego wszystkich funkcji z palmtopów lub innego typu urządzeń mobilnych.

Obecnie, w obliczu bardzo ostrej konkurencji, przedsiębiorstwa nie mogą zaprzestać nieustającego poszukiwania oszczędności oraz optymalizacji własnych procesów biznesowych. Także instytucje administracyjne, które w swoich działaniach w przeważającej mierze opierają się na ściśle określonych, wieloetapowych procedurach, stają przed wymaganiami ciągłego podnoszenia efektywności i racjonalizacji kosztów.

Jak sprawić, aby wszystkie podejmowane przez pracowników działania były zgodne z przyjętymi procedurami, a następujące po sobie elementy zaplanowanych procesów wykonywane były we właściwej kolejności przez odpowiednie osoby? W jaki sposób można uniknąć sytuacji, w których pracownicy tracą cenny czas na poszukiwania niezbędnych im dokumentów w różnych archiwach lub przeglądają rozmaite bazy danych w celu zdobycia potrzebnych im informacji? W jaki sposób usprawnić pracę i obieg informacji o aktualnym stanie projektów w złożonych grupach pracowników?

Niewątpliwą zaletą wdrożenia aplikacji klasy BPM/WorkFlow jest automatyzacja pracy. Kiedy wszystkie procesy zostaną w niej zaimplementowane, to pracownicy wypełniając dokumenty i realizując swe zadania zgodnie z kolejnymi krokami zdefiniowanymi w systemienie będą mogli popełniać błędów proceduralnych! Jedyną możliwością błędu proceduralnego będzie po prostu wypełnienie określonego zadania – zdefiniowanego w systemie poza systemem. Zostanie to jednak odnotowane przez system i eskalowane zgodnie ze ścieżką kompetencji organizacyjnej bądź procesowej w celu usunięcia tego uchybienia.

Wiele przedsiębiorstw ma kłopoty z zapewnieniem prawidłowego obiegu dokumentów. Bardzo często spotykamy się z sytuacją, kiedy faktury, wymagające akceptacji różnych działów trafiają na biurka pracowników w sposób przypadkowy, co powoduje opóźnienia w płatnościach oraz utrudnia bieżące określanie kosztów generowanych przez konkretne jednostki administracyjne przedsiębiorstwa. Wyzwaniem jest utrzymanie wewnętrznych procesów biznesowych w zgodności z wdrożonymi systemami zarządzania jakością lub branżowymi standardami. Billennium potrafi pomóc skutecznie rozwiązywać problemy obiegu informacji, poprawiając tym samym efektywność całej organizacji.